Das Berufsbild der Immobilienverwalter wandelte sich innerhalb der letzten zwanzig Jahren maßgeblich. Allein wegen der technischen Anlagen in den Neubauten, die regelmäßig gewartet werden müssen und Dokumentationen notwendig machen, wurden die Aufgaben gänzlich andere. „Aufgrund der derzeitigen Anforderungen ist Hausverwaltung ein sehr komplexes Immobilienmanagement, das wir tagtäglich betreiben müssen“, sagt Nicole Fürntrath, stellvertretende Fachgruppenobfrau der Fachgruppe Wien der Immobilien- und Vermögenstreuhänder und Geschäftsführerin der HomeBase Immobilienverwaltungs GmbH. Besonders herausfordernd sind die steigenden Betriebs- und Energiekosten, die die Bewohner betreffen und damit die Hausverwaltungen beanspruchen. „Auch gibt es in vielen Objekten einen hohen Instandhaltungs- und Sanierungsrückstau, da wir zum Thema Sanierung mit den Eigentümern bzw. Wohnungseigentümergemeinschaften intensiv diskutieren müssen, was gemacht werden muss“, so Fürntrath – wobei hier vor allem die Finanzierung ein großer Diskussionsgegenstand sei.
Unkalkulierbare Förderungen
„Am schwierigsten zu bewältigen ist bei Sanierungen der Rückstau durch fehlende Gesetzesanpassungen, etwa im MRG und im WEG“, ergänzt denn auch Ellen Moll, Berufsgruppensprecherin der Verwalter im Fachverband der Immobilien- und Vermögenstreuhänder und Geschäftsführerin der Immobilienverwaltung Dr. Moll & Punt OHG in Innsbruck. Förderungen blieben unkalkulierbar, etwa weil sie ohne Ankündigung plötzlich wieder wegbrechen. Das lasse keine Planbarkeit zu und führe zu elendslangen Leerläufen in der Verwaltertätigkeit. Moll weiter: „Darüber hinaus führen neue Gesetze mit komplizierten Berechnungsmodellen wie bei der Wertsicherung zu einer hohen Mehrarbeit ohne entsprechende Entlohnung.“ Dazu gesellen sich Herausforderungen wie die Digitalisierung sowie die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern, was angesichts der wie bereits erwähnt stetig kletternden Energie- und Betriebskosten für zusätzliche Spannungen sorge.
Weiters haben Immobilienverwaltungen zahlreiche Haftungen zu übernehmen. Fürntrath: „Man ist als Treuhänder ja für die Einnahmen und Ausgaben ‚seines‘ Hauses zuständig. Das heißt, es beginnt schon mit der Abrechnung, bei der ich gegenüber meinen Kunden eine Haftung übernehmen muss. Und mit den gestiegenen Verkehrssicherungspflichten für Gebäude – B 1300 und B 1301, Wohn- oder auch Nichtwohngebäude – kommen wir immer mehr in eine Haftung. Und zwar weil wir die entsprechenden Objektsicherheitsbegehungen machen oder jemanden damit beauftragen müssen, der sie für uns macht, um zu gewährleisten, dass von den Objekten keine Gefahr ausgeht.“ Die Risiken wachsen also an, vor allem in Wien auch mit dem Bauwerksbuch. Wird nicht richtig dokumentiert oder ist nicht beauftragt worden, haftet der Immobilienverwalter beim Bauwerksbuch per Gesetz; siehe die Wiener Bauordnung § 128.
Neue Rechtslagen bedingen Schulungsmaßnahmen
Wie gut sind die Verwaltungen organisatorisch auf diese Herausforderungen vorbereitet? Moll: „Um die neuen Rechtslagen zu kennen, sind laufend Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen notwendig, auch für alle Mitarbeiter. Das kostet viel Energie, Kraft und Ausgaben ohne höheres Entgelt.“ Die Fachgruppen und der Fachverband böten hier Fortbildungsmaßnahmen auf höchstem Niveau an. Trotzdem sei es eine große Last, immer am Ball zu bleiben.
Aus der Sicht von Fürntrath teilt sich die Sachlage immer mehr in zwei Bereiche: „Die Hausverwaltungen, die grundsätzlich schon gut aufgestellt sind – mit digitalisierten Prozessen, mit einem Ticketsystem –, werden keinen wesentlich größeren Aufwand haben, sich an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Aber es gibt etliche kleinere Verwaltungen, die mit diesen Anforderungen an die Dokumentationspflichten an ihre Grenzen stoßen.“ Vor allem erneut in Wien angesichts des Bauwerksbuches. Um alles in digitaler Form dokumentieren zu können, müsse man über die notwendigen Ressourcen verfügen. Daher würden die Verwaltungen derzeit generell massiv an einer Professionalisierung ihres Unternehmens arbeiten. „Nämlich dahingehend, dass viele Prozesse – auch das erhöhte Aufkommen von Anfragen, die Kommunikation – über KI gelöst werden. Man versucht, Automationsprozesse einzuführen, um dieser Flut Herr zu werden. Auch wir im Hause arbeiten derzeit daran, noch mehr automatisiert abwickeln zu können“, so Fürntrath. Sprich an einer Professionalisierung der Tagesabläufe, um die Arbeitszeit wieder mehr fürs Agieren und nicht fürs Reagieren nutzen zu können. Da gehe es ebenfalls darum, sich die Gebäude aktiv anzuschauen und mit den Eigentümern Lösungen zu finden, wie man die Sanierungen vorantreiben könnte. „Denn das ist immer ein sehr komplexes Thema, sei es bezüglich Förderungen, Finanzierungen etc.“ Hier komme viel zusammen, wofür man fundiertes Know-how brauche, um all das abbilden und abwickeln zu können.
Verlässliche Rahmenbedingungen gefordert
Für Moll liegt das Hauptaugenmerk in allen Diskussionen um Gesetzesänderungen im WEG- und MRG-Bereich darauf, dass die kritische Situation von Verwaltern mitberücksichtigt wird. Es brauche verlässliche Rahmenbedingungen, damit man Immobilien sorgsam verwalten, bewirtschaften und die Kunden servicieren könne. Und da gehe es extrem ins Detail, weil: „Wenn wir von Duldungspflichten von Mietern bei Sanierungen sprechen, müssen gleichzeitig Minderheitenrechte pro Sanierung bei Eigentümergemeinschaften mitbedacht werden.“ Vor allem müsse das Honorar für die Verwalter mitziehen. Hier sehe sie, Moll, einen Schwerpunkt. Denn die Unzufriedenheit nehme täglich zu, nämlich synchron zu den wachsenden Aufgaben: „Es ist enorm, was wir leisten müssen, und es wird bei weitem nicht gerecht honoriert. Unsere Betriebe sind unerlässlich. Gleichzeitig fehlt die Wertschätzung.“ Damit diese im Gesetzesrahmen endlich Niederschlag finde, dafür sei sie als Funktionärin angetreten.
Gleichlautend passt für die HomeBase-Chefin das Verwaltungshonorar teilweise nicht mehr zum tatsächlichen Aufwand: „Es ist auf alle Fälle unzureichend. Aber ich sehe auch die einzelnen Verwaltungen in der Pflicht, mit den Kunden transparenter zu kommunizieren, was ihre Leistung ist und was diese am Ende des Tages kostet.“ Bei einem neuen Vertrag sei das einfach. Da könne man das Tätigkeitsfeld beschreiben und dann sagen, so und so viel koste es. Und der Kunde könne sich entscheiden. Bei bestehenden Verträgen gestaltet es sich natürlich etwas schwierig, über Änderungen zu verhandeln. Sie persönlich, Fürntrath, lebe es so, „dass wir das Honorar sehr wohl mit den Eigentümern oder den Eigentümergemeinschaften thematisieren. Wir sagen, dass wir etwas verrechnen, weil es sonst einfach wirtschaftlich nicht mehr durchführbar ist. Zum Glück wird das zumeist angenommen und anerkannt.“ ■