Gefragt, welche Themenbereiche Immobilienverwaltungen derzeit am stärksten beschäftigen, nennen 66 Prozent der Befragten rechtliche Anforderungen und Haftungsrisiken. Das ist der mit Abstand meistgenannte Bereich. Dahinter folgen steigende Betriebskosten und Energiepreise mit 56 Prozent sowie Instandhaltung und Sanierungsstau mit 43 Prozent. Digitalisierung und Kommunikation mit Eigentümerinnen und Mieterinnen werden je von rund 37 Prozent angeführt. Fachkräftemangel bleibt mit 25 Prozent seltener genannt, ist aber als strukturelles Problem im Hintergrund stets präsent.
Verkehrssicherungspflichten als größtes Haftungsrisiko
Bei der Frage nach dem größten Haftungsrisiko fällt das Ergebnis eindeutig aus: Fast die Hälfte der Befragten, nämlich 48 Prozent, sieht das größte Risiko im Bereich Instandhaltung und Verkehrssicherungspflichten. Fristen- und Dokumentationsmanagement folgt mit 16 Prozent, Vertragsmanagement und Dienstleistersteuerung mit 13 Prozent. Betriebskostenabrechnung und Beschlussumsetzung nach dem Wohnungseigentumsgesetz liegen mit je rund elf bis zwölf Prozent dahinter. Das Bild ist klar: Wenn etwas am Objekt passiert und die Verwaltung ihrer Prüf- und Handlungspflicht nicht nachgekommen ist, drohen ernsthafte rechtliche Konsequenzen. Der Druck, lückenlos zu dokumentieren und rechtzeitig zu handeln, ist für Verwalter*innen zum Dauerzustand geworden.
Trotz der vielfältigen Belastungen schätzen sich die meisten Befragten als gut auf die Herausforderungen vorbereitet ein. 48 Prozent sehen sich als überwiegend gut aufgestellt, 17 Prozent als sehr gut strukturiert. 22 Prozent erkennen teilweisen Handlungsbedarf, nur sechs Prozent sehen deutlichen Verbesserungsbedarf. Das ist insgesamt ein positives Bild, das aber nicht darüber hinwegtäuschen sollte, dass fast drei von zehn Verwaltungen noch Lücken in ihrer organisatorischen Aufstellung sehen.
Was die Branche wirklich bewegt
Wir wollten von den Teilnehmenden wissen, wo sie den größten Handlungsbedarf für die Zukunft sehen. Die Antworten auf diese offene Frage sind ungewöhnlich offen, mitunter emotional und zeichnen das Bild einer Branche, die sich strukturell benachteiligt fühlt. Das zentrale Thema ist das Honorar. Immer wieder beschreiben Verwalter*innen eine wachsende Schere zwischen steigenden Anforderungen und gedeckelten Einnahmen. Eine Umfrageteilnehmerin bringt es präzise auf den Punkt: „Für Hausverwaltungen wird es zunehmend herausfordernd, laufend neue und zeitintensive Aufgabengebiete zusätzlich zu übernehmen. Gleichzeitig bleibt das auf die Mieter umwälzbare Verwaltungshonorar gedeckelt und wird nicht entsprechend der allgemeinen Kostenentwicklung angepasst. Dadurch entsteht eine wachsende Diskrepanz zwischen den gesetzlichen Anforderungen und der wirtschaftlichen Abgeltung der Verwaltungsleistungen.“ Ein anderer Teilnehmer formuliert es noch knapper: „Rechnet sich nicht mehr. Zu viel Arbeitszeit für wenig Geld.“
Eng damit verknüpft ist der Ruf nach Rechtssicherheit und Bürokratieabbau. Mehrere Antworten thematisieren unklare, sich ständig ändernde gesetzliche Vorgaben, etwa rund um das Mietrechtsgesetz, das Bauwerksbuch oder Indexierungsregeln. Ein Teilnehmer schreibt: „Die völlig unseriösen und unsinnigen Änderungen des MRG, vor allem im Bereich der inflationsbedingten Mietzinsanhebungen, sind nicht mehr nachvollziehbar.“ Ein anderer fasst die Stimmung so zusammen: „Mehr Rechtssicherheit, weniger Bürokratie.“
Auffällig oft wird auch künstliche Intelligenz genannt: Rund 16 Prozent der Antwortenden erwähnen KI als relevantes Zukunftsthema, ob als Chance zur Prozessautomatisierung oder als Herausforderung bei der sinnvollen Implementierung. Ein Teilnehmer schreibt: „Einbindung der KI in unsere Abläufe, ohne Know-how aus der Hand zu geben.“ Die Branche nimmt das Thema ernst, sucht aber noch nach dem richtigen Umgang damit.
Strukturreform überfällig
Die Umfrageergebnisse lesen sich wie ein Stimmungsbericht einer Branche am Belastungslimit. Die Anforderungen an Immobilienverwaltungen steigen kontinuierlich, rechtlich, technisch und kommunikativ, die wirtschaftliche Abgeltung hält damit nicht Schritt. Solange das Honorargefüge nicht an die tatsächlichen Leistungsanforderungen angepasst wird und der Gesetzgeber keine Rechtssicherheit schafft, werden qualifizierte Fachkräfte abwandern und die Konsolidierung hin zu wenigen großen Anbietern weiter voranschreiten.