Starke Extensions

18.02.2013

Optimiertes Dokumentenmanagement, neue CRM-Qualität und weiter verbesserte Workflows – die Softwareentwickler haben sich in Sachen Hausverwaltung wieder tüchtig ins Zeug gelegt.

Eine moderne, wettbewerbsfähige Hausverwaltung muss sich darauf verlassen können, dass ihre Software durch stete Weiterentwicklung konstant leistungsstark und up to date ist. Wobei der rein buchhalterische Teil schon so ausgereift ist, dass es kaum noch große Verbesserungssprünge in diesem Bereich gibt. 

Rund um diesen Verwaltungskern, wie im Bereich Objektmanagement oder CRM, wird aber laufend getüftelt und die Erweiterung um nützliche Features vorangetrieben. Auch um möglichst Lösungen für alles aus einer Hand anbieten zu können, wie es etwa der Anspruch der CP Immo Solutions GmbH ist, die mit ihrer neuen Software domizil+ hauptsächlich den gemeinnützigen Bereich, aber auch die Verwaltung von Gewerbe- und Privatobjekten bedient. Und zwar verbunden mit der Buchhaltung, aber auch mit anderen Abteilungen von Unternehmen, vom Bau über die Hausverwaltung bis zum Verkauf. Dazu gehört nicht nur, dass der ganze Datenbestand immer aktuell ist und von allen eingesehen werden kann, sondern auch ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem. 

„Und bei uns heißt das: Langzeitarchive“, erklärt Norbert Klingenschmid, Geschäftsführer von CP Immo Solutions. „Denn für Häuser, die bis zu 70 Jahren stehen, brauche es Dokumente, die auch über entsprechend viele Jahre halten und sichtbar sind. „Deshalb kann man mit unserem System parallel zum Originaldokument auch in verschiedenen anderen Formaten speichern, teilweise verbunden mit einer doppelten Datenhaltung“, so Klingenschmid. 

Ticket-Abwicklungsverfahren
Mit dem „Objektmanagement“ rund um den Buchhaltungskern hat CP Immo Solutions eine Komplettlösung, mit der die Hausverwaltung vom Serienbrief bis zur Feuerlöscherverwaltung alles Erforderliche abwickeln kann. 

Zusätzlich kann mit einem „Ticketing-Modul“ ein komplettes Ticketabwicklungsverfahren beim Kunden durchgeführt werden. Wenn etwa ein Mieter anruft, weil eine Glühbirne ausgefallen ist, wird ein Ticket aufgenommen, das dann im Haus von Mitarbeiter zu Mitarbeiter geht, bis es in einen Auftrag mündet. 

Dieses Ticketing wäre auch schon so weit entwickelt, dass der Hausverwalterkunde nach einem gemeldeten Schaden über das Webportal jederzeit nachverfolgen könnte, wie weit die Schadensabwicklung vorangeschritten ist – ob der Schaden angenommen, an den Professionisten weitergeleitet oder ein Sachverständiger beauftragt wurde etc. „Die Frage ist nur, ob man so gläsern sein will, dass eine Schadensabwicklung auf diese Weise mitverfolgt werden kann“, sagt Klingenschmid. „Technisch wäre es möglich, es ist aber noch nicht im Einsatz.“

Ein weiteres Modul von CP Immo Solutions ist das Webportal: Der Mieter oder Bestandnehmer kann die Betriebskostenabrechnung, Vorschreibungen oder den Schriftverkehr online einsehen und mit der Hausverwaltung abwickeln. Im gemeinnützigen Bereich wird das aber noch wenig genutzt, weil da die postalische Benachrichtigung noch zwingend vorgesehen ist. Klingenschmid glaubt aber, dass auch das „aufgeweicht“ werde, und dann sei es nicht mehr nur eine Imagesache, so etwas zu haben, sondern ein echter Kostenfaktor, sprich: „Man spart sich sehr viel Post.“ Umso mehr genutzt wird die Abwicklung über das Webportal hingegen von Objekteigentümern, die zum Teil im Ausland beheimatet sind. „Diese Kunden wollen keinen Vorschreibungsbrief oder anderes zum Beispiel nach Argentinien geschickt bekommen, sondern es einfach per Internet abrufen können“, so Klingenschmid.

Massen-E-Mails statt Serienbriefe
Auch bei der Andromeda Software GmbH hat sich laut Geschäftsführerin Gabriele Fechter „im letzten Jahr sehr viel getan – in Richtung weiterer Elektronisierung und Erweiterung der Software (Easy pro). Vorschreibungen, Abrechnungen, Mahnungen, alles, was von der Hausverwaltung nach außen geht, kann auch per E-Mail verschickt werden, auch versehen mit einem Anhang, etwa mit einer Liste oder einem eingescannten Info-Blatt“, so Fechter. Auch müssen keine Serienbriefe mehr geschrieben werden, alles kann per Massen-E-Mails versendet werden, zum Beispiel vom Hausverwalter eingeholte Angebote, wenn eine Wohnungseigentumsgemeinschaft die Fenster sanieren will. Die Elektronisierung des Schriftverkehrs spart nicht nur Arbeit, sondern auch teure Portogebühren. 

„In die gleiche Richtung“, so Fechter, „geht das Nonplusultra, das zuletzt dazugekommen ist: das Versenden von Serien-SMS.“ 

Wenn zum Beispiel in einer Wohnungseigentumsanlage der Lift steckt, kann man den Bewohnern schnell vermitteln, ab wann er wieder in Betrieb sein wird.“ Die Leute könnten es sich dann zum Beispiel so einteilen, dass sie nicht gerade zur Liftausfallszeit mit dem einem großen Einkauf nach Hause kommen. 

Genauso können bei einem Stromausfall die Bewohner per SMS verständigt und informiert werden, dass bereits daran gearbeitet werde. Damit erspare sich die Hausverwaltung die üblichen zahlreichen Anrufe von den Bewohnern, betont Fechter.

Neu dazu kam bei Andromeda im vergangenen Jahr auch ein CRM-Modul als Zusatzpaket – Easy pro CRM –, wodurch sämtliche eingehenden Telefonate automatisiert vermerkt werden und bestimmte Workflows erstellt werden können, etwa die Abhandlung eines Schadensfalls, von der Meldung bei der Versicherung bis zum Einholen von Angeboten.

CRM mit vollintegrierter Telefonie
CRM-Management mit vollintegrierter Telefonie hat auch die ITS Immobilientreuhand Software GmbH noch stärker angeboten. Alle eingehenden und ausgehenden Telefonate werden mitprotokolliert. CEO Christian Hammerl: „Das bedeutet Kostenverfolgung, Zeitverfolgung, und man kann den Telefonaten auch die Causen hinterlegen. Dadurch wird nichts mehr vergessen.“ Und man habe Kostentransparenz, damit der Hausverwalter zum Beispiel verlustige Häuser nicht querfinanziere durch Objekte, an denen er selbst verdient. Hier galt es aber auch, eine Lücke zu schließen, nämlich wenn der Kunde am Handy anruft. 

„Dazu haben wir eine App entwickelt, wodurch sämtliche Handytelefonate ebenfalls in der Datenbank registriert werden“, so Hammerl. Anschließend könne man das Telefonat nachprotokollieren bzw. auch schon vom Handy aus protokollieren. „Es ist eine vollwertige App mit Adressenmanagement. Tausende Adressen auf ein Handy zu legen ist schwachsinnig, da gibt es die bekannten Synchronisationsprobleme, wenn man zwischen Outlook-Kontakten und dem Smartphone synchronisiert, man hat zum Beispiel Daten plötzlich doppelt drinnen“, erklärt Hammerl. „Beim unserem System nicht mehr, denn wir arbeiten nicht mehr mit den Kontakten auf dem Smartphone, sondern gehen einfach über unsere App.“ Über diese App hat man auch den Schnittpunkt zum Dokumentenmanagement, man kann sich zum Beispiel einen Plan oder einen Auftrag, den man erstellt hat, vor Ort auf der Baustelle über die App anschauen.

Das ITS-Dokumentenmanagementsystem wurde ebenfalls stark erweitert, voll integriert in die Datenbank und Web-fähig gemacht. Ein neues Feature mit intelligenten Suchalgorithmen ermöglicht eine neue Qualität der Volltextsuche: „Man kann ganze Wortsysteme suchen, die nicht zusammenhängend sein müssen“, so Hammerl. Auch wenn etwas dazwischenstehe, das System findet es trotzdem, und das mit einer sensationellen Geschwindigkeit – auch bei komplexen Suchanfragen unter zwei Sekunden schnell. Erweiterungen gebe es auch im Barcode, für noch schnellere Suche und Erkennung von Dokumenten und die automatische Zuordnung im Dokumentenmanagementsystem.

Datenlieferant Energieausweis
Für den technischen Bereich bietet ITS auch ein Facility-Management-System an, das neben der bereits etablierten elektronischen Zählerauslesung bis zur Abrechnung nun auch den Energieausweis abbildet. Und es gibt eine Schnittstelle zu zwei Produkten, die Energieausweisdaten liefern – zum AX3000 von Nemetschek und zu einem Produkt des Anbieters A-Null. „Mit einer weiteren Entwicklung – wir haben ja ein eigenes Thema, die Energie, ins Leben gerufen – ist es möglich, Energieausweisdaten und tatsächliche Energiekosten in Relation zu stellen“, sagt Hammerl und erklärt, worum es hierbei geht: Beim Energieausweis hat man zwar eine Kennziffer der Isolationswerte eines Objekts, das sagt aber noch nichts darüber aus, wie günstig die Heizung ist. Die verschiedenen Energieträger werden verschieden eingekauft, Pellets in Tonnen, Öl in Litern, Strom sowie Fernwärme in Kilowattstunden und Gas in Kubikmetern. Und die wenigstens wissen, wie die Kaufpreisrelation von Pellets zur Fernwärme, zu Gas oder zu Öl ist, auch selbst Hausverwalter nicht. Erst wenn man den jeweiligen Brennwert, den man natürlich braucht, letztlich umrechnet in Kilowattstunden, also in die Heizleistung des entsprechenden Brennstoffs, kann man vergleichen sowie Preis und Leistung richtig gegenüberstellen. Damit ist aber nur die erste Variable geklärt. Die zweite technische Variable ist nämlich, wie gut das Heizsystem ist. Wenn man einen Brenner hat – ist dieser optimal eingestellt? Ist er optimal dimensioniert? „Wir wollen aus unserem ganzen Datenpool ein Statistikmodul ableiten, das aussagt, welche Werte es von der Energieausweis-Kennziffer her in Relation zu den Kosten gibt“, so Hammerl. „Das ist derzeit in Entwicklung als Teil unseres Facility-Management-Produkts.“ 

Wenn der Energieausweisersteller gewisse Dinge von vornherein berücksichtigt beziehungsweise das Objekt nicht nur pauschal eingeschätzt hat, stehen nach dem Einlesen der Ausweisdaten ins ITS-FM-System weitere Daten des Objekts zur Verfügung, zum Beispiel Anzahl der Fenster, welche Fenster, Anzahl der Türen, welche Türen oder Schichtaufbau des Mauerwerks. Und als ganz wesentlichen Punkt hebt Hammerl hervor: Durch die Energieausweise – und anderes – kommen in dem System laufend weitere Daten hinzu, die ein Objekt in technischer Hinsicht besser beschreiben. 

Aus diesen ganzen Daten gibt es dann Abfragemöglichkeiten in Richtung Planbarkeit, zum Beispiel hinsichtlich einer Sanierung, sprich: Welche Objekte sind die schlechtesten, wo sollte man am ehesten mit der Sanierung beginnen? Wer zum Beispiel ein Immobilien-Portfolio eines größeren Liegenschaftseigentümers betreut, hat damit ein Steuerungswerkzeug, mit dem er weiß, welche Objekte in welcher Reihenfolge saniert werden sollten.

Asset-Management
In Vorbereitung hat ITS weiters den Aufbau eines eigenen Asset-Management-Systems in Kooperation mit einer Schweizer Firma, um Fonds oder Wohnbaugenossenschaften bedienen zu können. „Und im Facilty Management geht es in die Richtung weiter, dass wir ein typisches FM-Produkt entwickeln, um auch in diesem speziellen Bereich in der Ober­liga mitspielen können“, sagt Hammerl. 

Dabei geht es um die planliche Integration – darum, dass ein Plan-File, zum Beispiel vom Architekten, nicht nur, wie es bereits möglich ist, im Sinne des Dokumentenmanagements hinterlegt, zugeordnet und wieder geöffnet werden kann, sondern dass es eine Erkennung und eine Synchronisation zwischen den einzelnen planlichen Objekten und der alphanumerischen Datenbank gibt. „Ein Thema wird auch sein, dass sich in unserem vollelektronischen Auftragsmanagement, einem Subteil des Dokumentenmanagements, die Aufträge selbstständig generieren“, verrät Hammerl. 

Das Thema Asset-Management sind über die klassische Immobilienverwaltung hinaus auch die Entwickler der Igel Software & Unternehmensberatung GmbH verstärkt angegangen: mit einer neuen, intuitiven, leicht bedienbaren Web-Applikation, mit allen Vorteilen des umfassenden Leistungskatalogs der Kern­-Applikation. „Also keine abgespeckte Info-Applikation, die über Schnittstellen befüllt wird“, erklärt Igel-EDV-Leiter und Prokurist Claus Krenstetter, „sondern ein eigenständiger Web-Client, der direkt auf die Igel-Datenbasis zugreift.“ 
Dabei werden nicht nur die Chef-Infos wie Renditen oder Kennzahlen wahlweise in tabellarischer und grafischer Form dargestellt, sondern es werden auch Werkzeuge für Vertrieb (Interessentenmanagement und Vertriebsstruktur), Controlling (geplante, realisierte Investitionen), Technik (Übersicht über Professionisten, technische Anlagen mit Wartungsintervallen und verantwortlichen Partnerunternehmen) und strategische Planung (Leerstehungsanalysen) zur Verfügung gestellt. 

Workflow-Management
„Im Zuge der Entwicklungen im Bereich des Asset-Managements haben wir auch gleich eine komplette Workflow-Engine entwickelt, die es erlaubt, jeden Dienstleistungsprozess abzubilden“, so Krenstetter. Die Standards wie Schadensfall, Wartungsprozess etc. werden ausgeliefert und sind beliebig adaptier- und erweiterbar. Zu jedem Prozessschritt können beliebige externe Beteiligte zugeordnet werden wie Professionisten bzw. Lieferanten, Mieter bzw. Bestandnehmer, Wartungs- und Prüffirmen, Versicherungen und Eigentümer. 

Die einzelnen Schritte werden dynamisch anhand des Abfragens von Entscheidungskriterien beim User ausgelöst, wodurch völlig flexible Geschäftsprozesse (Schadensmeldungen, Wartungen, Schlüsselverwaltungen, vertriebliche Tätigkeiten, Bauabwicklungen etc.) in ihren unterschiedlichen Verlaufsmöglichkeiten abgebildet werden können. Dokumente, E-Mails und Korrespondenz können beliebig zugeordnet werden und sind schon durch die Zuordnung strukturiert beschlagwortet. 

E-Mails und SMS können direkt aus der Web-Applikation intuitiv generiert werden und sind automatisch beim Geschäftsprozess abgelegt. Mitarbeiter werden aufgrund hinterlegter Tätigkeitszuordnungen automatisch vorgeschlagen und bekommen ihre Tasks auf die übersichtliche und wieder benutzerkonfigurierbare To-do-Liste.

Weiters bietet Igel eine komplett neue Business-Intelligence-Engine, die direkt wahlweise in der Kern-Applikation wie auch im Asset-Management verwendet werden kann. Dabei werden in Word oder Excel die Vorlagen definiert, die dann zur Laufzeit dynamisch befüllt werden können. Von der Abrechnung über die Vorschreibung, Zinslisten, Rentidenberechnungen bis hin zum kompletten Bilanzbericht können damit Berichte für die unterschiedlichsten Ausgabeformate (Word, Excel, PDF, PowerPoint usw.) definiert und von jedem Igel-User generiert werden.

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