Laufend up to date

06.09.2013

 
Die handschriftliche Datenerfassung bei der Wohnungsübergabe, ein Serien-SMS bei der Liftpanne, die Garagenanlagenabrechnung auf Knopfdruck oder die monatliche Vorschreibung per E-Mail-Versand samt Protokollfunktion. Diese und noch viele andere Features erleichtern heimischen Haus­verwaltungen den Arbeitsalltag.

Veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, technologische Neuerungen auf dem Gebiet der EDV (Hardware, Betriebssystem, Datenbanken) oder sich ändernder Bedarf – das fordert von den Softwareherstellern kontinuierliche Anpassungen und Neuentwicklungen. Die OIZ bietet einen aktuellen Marktüberblick. Die Wiener Real Data Systems GmbH etwa wartet gleich mit einer ganzen Reihe von neuen Programmfunktionen für die Softwarebibliothek „Real für Immobilienverwaltungen“ auf.

So steht mit dem Real-Objekt-Manager eine neue Programmfunktion zur Verwaltung gemeldeter Schadensfälle oder sonstiger „Ereignisse“ und der sich daraus ergebenden Folgearbeiten zur Verfügung – Folgearbeiten wie Besichtigung, Beweissicherung, Korrespondenz, Dokumentation, Einholung von Angeboten und deren Vergleich, Auftragserteilung, Überwachung/Kontrolle zu erbringender Leistungen bis hin zur Rechnungskontrolle und der Abwicklung mit Versicherungen. Der automatisierte Schriftverkehr mit MS-Word-Vorlagen generiert die benötigten Schriftstücke, die integrierte Dokumentenverwaltung sorgt für deren Verwahrung.

Mit der Real-Info-Box bietet Real Data Systems ein von der Verwaltungskanzlei individuell selbst zu gestaltendes und einzurichtendes erweitertes Stammdatensystem, das die Objekt- und Bestandnehmerstammdaten der Standard-Software-Bibliothek um beliebige, vom Anwender gewünschte und ihm wichtige Daten ergänzt. Es ist in die Datenabfrage und Datenverwaltung der Standardsoftware integriert. 

Mit Real Online kann der Immobilienverwalter seinen Kunden einen Onlinezugriff auf eine begrenzte Auswahl der in der Immobilienkanzlei verfügbaren Daten und Dokumente bieten: Abfrageberechtigungen je User, Saldenlisten, Rückstandslisten, Kontoauszüge, im PDF-Format gespeicherte Zinslisten, Hauseigentümer- und Bewirtschaftungskostenabrechnungen und sonstige Dokumente.

Alle notwendigen Funktionen für den elektronischen Versand von Rechnungen und Rundschreiben bietet die Softwareoption Real e-Versand. Sowohl die Erstellung der Rechnungen als PDF als auch deren Versand per Outlook oder SMTP erfolgen hochautomatisiert, bei Rundschreiben können beliebige Dokumente als Attachements hinzugefügt werden.

Liegenschaftsverwaltung mit System
Die Salzburger Immologik Software GmbH bietet als neues Feature eine Navigationsleiste, um die verwalteten Objekte und Kunden noch einfacher und schneller in der Datenbank zu finden (siehe Screenshot). Zudem wurden schon die Bankendatenträger mit IBAN und BIC nach SEPA-Standard (Single European Payment Area) im Programm integriert.

Im Rahmen ihrer umfassenden EDV-Dienstleistungen im Immobilienbereich beschäftigt sich die Firma Immologik speziell mit der Programmentwicklung für Praxis LV – „Liegenschaftsverwaltung mit System“, ein umfangreiches Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Informationssystem. Objekte werden zur übersichtlichen Information auf mehreren Bildschirmfenstern dargestellt. 

Die Objektadresse, Eigentümer, Bankkonten, Daten für das Finanzamt, Flächen- und Einheitenübersicht, Grundbuchdaten, Hausbesorger, Haustechniker, Versicherungen, Verwaltung der Anlagen wie Heizung, Lift usw. bilden fast schon ein eigenes Informationssystem für das Facility Management. Die Objekteinheiten werden mit ihren Flächen und Aufteilungsschlüsseln entsprechend angelegt. Alle wichtigen Informationen zu den – über Namen oder Kundenzahl abrufbaren – Kunden (Mieter oder Eigentümer) wie Vorschreibungen, Kontoauszug, Mietvertrag, Wertsicherung und die Daten der Einheit können mit einem Mausklick jederzeit abgefragt werden.

Beweglicher durch mobile Anwendungen 
Mit dem ERP-System RELion der mse Augsburg GmbH mit Büro in Wien könnte der Arbeitsalltag in einem zukunftsorientierten Immobilienunternehmen schon bald so aussehen: Der Techniker sieht in seinem auf ihn individuell abgestimmten Rollencenter neue Schadensmeldungen. Er beauftragt den Handwerker über das auf einer Web-Anwendung basierende Handwerkerportal. Dieser kann den aktuellen Auftrag einsehen, ihn bearbeiten und weiß aktuell, wo welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Über die erbrachten Leistungen und Arbeitsstunden erstellt er einen automatisierten Rechnungsdatensatz, der vom Techniker geprüft und in Echtzeit an die Buchhaltung digital übergeben wird. Das entsprechende PDF des Auftrags wird in dem integrierten Dokumenten-managementsystem archiviert. Damit der Handwerker über neue Beauftragungen informiert ist, nutzt er einen Browser für seinen Tablet-PC oder sein Smartphone und kommuniziert direkt mit dem ERP-System. Mobile Endgeräte werden auch bei Wohnungsabnahmen von den Mitarbeitern eingesetzt. Vor Ort sind alle Mieterinformationen aus dem integrierten CRM verfügbar, und die Bestandsaufnahme der Ausstattung kann direkt erfasst werden. Gleiches gilt für die Zahlerstände, die zunächst validiert und ebenfalls mit dem ERP-System synchronisiert werden. Eine manuelle Nacherfassung ist nicht mehr notwendig, eine doppelte Datenhaltung entfällt. Im Rollencenter der Buchhaltung wird der grafische Verlauf der Planung des Cashflows angezeigt. In Echtzeit analysieren die Mitarbeiter die Kosten und Leistungen. Der aktuelle Cashflow wurde zuvor mit RELion errechnete und per Excel zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird eine Rechnung, die per PDF aus dem integrierten DMS-System angezeigt wird, geprüft und direkt verbucht. 

Wieder viele Kundenanregungen umgesetzt
Die oberösterreichische Schweighofer Manager-Software GmbH hat in Zusammenarbeit mit Hausverwaltern den Haus-Manager entwickelt. Sowohl für Mietobjekte (MRG) als auch für Wohnungseigentum (WEG) geeignet, erfüllt der Haus-Manager laut Hersteller alle Anforderungen für den Einsatz in einer modernen und zeitgerechten Hausverwaltung und ist durch konstante Weiterentwicklung sowohl gesetzlich als auch technisch immer up to date. 

Ergänzt wird die Schweighofer-Hausverwaltungssoftware durch die Web-Anwendung „Haus-Manager Online“, einen komfortablen Service für Eigentümer und Mieter zur jederzeit möglichen Onlineansicht relevanter Informationen. Der Hausverwalter kann beliebige Dokumente wie Kontoauszüge, Buchungsjournale, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Energiepässe und Vorschreibungen im Internet bereitstellen. Zusätzliche Module wie Vertragsverwaltung mit Wertsicherung, Dokumentenverwaltung, Telebanking und Facility Management helfen dabei, die Übersicht zu behalten. In der neuen Version des Haus-Manager wurden wieder viele Kundenanregungen umgesetzt.

Der Fokus wurde dabei auf die Vereinfachung von wiederkehrenden Aufgaben und der Benutzerfreundlichkeit gerichtet. Das neue Modul „Facility-Management“ ermöglicht die Verwaltung von Arbeitsaufgaben und Schadensfällen. Zusätzlich hilft eine Schlüsselverwaltung bei der Nachvollziehbarkeit der Vorgänge. Regelmäßige Aufgaben – zum Beispiel das Erstellen der Mahnungen – können als ein Arbeitsschritt für mehrere Mandanten erledigt werden. Die eRechnung an den Bund bzw. ebInterface 4.0 wurde integriert. Zusätzlich wurde das Erstellen der Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Format erweitert. Unterstützt werden jetzt auch Windows 8.1 und SQL-Server 2012. Im neuen Berichtsmodul können Auswertungen ab sofort auch als Kreuztabelle ausgegeben werden. 

Vom Kuli direkt auf den PC
Bei der Erfassung von Daten außerhalb des Büros wie etwa der Mängelerfassung im Rahmen der Schlussabnahme leisten Formulare hilfreiche Dienste. Dass diese Aufzeichnungen und Angaben im Büro nochmals eingegeben, kopiert und eingescannt werden müssen, ist allerdings nicht nur mühsam, sondern ineffizient und kostet Zeit. Um diesem aufwändigen Prozedere ein Ende zu machen, hat das Innsbrucker Unternehmen CP Solutions eine handschriftliche Datenerfassung für domizil+ und dessen Objektmanagement und Dokumentenmanagement implementiert. 

Handschriftlich ausgefüllte Formulare samt Notizen werden dank speziellem Stift sofort erkannt, aufgezeichnet und in digitale Informationen umgewandelt. Auf dem vordefinierten Formular erfasst der elektronische Stift durch integrierte Sensoren alle Notizen und Informationen aus dem Formular, per Bluetooth oder Dockingstation werden die dafür vorgesehenen Felder im domizil+ Objektmanagement mit den Eingaben automatisch befüllt. Das unterschriebene Formular wird außerdem direkt als PDF in das domizil+ DMS eingecheckt und abgelegt. Das Originaldokument bleibt vor Ort beim Kunden.

Neben der Steigerung der Effizienz und der Zeitersparnis sind besonders die flexiblen Einsatzmöglichkeiten dieser Entwicklung bei der Erfassung, Übertragung, Speicherung und sofortigen Weiterverarbeitung des Formulars eine große Erleichterung für Unternehmen, ganz speziell auch für das Aufgabengebiet der Hausverwalter. 

Erweiterungen auf neuester technologischer Basis
Mit dem Anspruch, „weiterhin die breiteste Funktionspalette unseren Anwendern zur Verfügung zu stellen“, hat die Igel Software & Unternehmensberatung GmbH beispielsweise in den Bereichen Abrechnungen, Indexierung und Umsatzmieten funktionelle Überarbeitungen und Erweiterungen vorgenommen. Auch die Erhöhung des Buchungskomforts war ein Entwicklungspunkt sowie die funktionelle Erweiterung bei bilanzierenden Unternehmen bis hin zur Konsolidierung inklusive Innenumsatzbereinigung und automatischen IFRS-Umbuchungen. Ein Projekt, das im Bereich der Bankenkommunikation umfangreiche Neuerungen im Softwarestandard mit sich gebracht hat, war die Implementierung des ­SEPA-Standards. Weiters wurde der Igel-Client auf die neueste technologische Basis gestellt (Forms-11-Umstellung und Integration des Oracle-WebLogic-Servers). Damit gekoppelt ist auch die komplette Integration der Business-Intelligence-­Suite in die Standardapplikation, um hinsichtlich des Berichtswesens, der Schnittstellen und Serienbriefe (bzw. -E-Mails) sowie der Funktionalität größtmögliche Flexibilität im Handling zu bieten.

Im Bereich des neuen Igel-Web-Clients wurden laufend Funktionalitätserweiterungen im Asset-Management und Workflow-Management vorgenommen und die Programme in den Implementierungsphasen permanent erweitert. Besonders die direkte Integration in die Microsoft-Welt einerseits mit komfortabler E-Mail-Anbindung und Dokumentenmanagement-Funktion sowie die systemunabhängige Nutzung auf mobilen Geräten stellten ein zentrales Entwicklungsziel dar. Somit können nicht nur Prozesse individuell gestaltbar im Unternehmen gesteuert, sondern auch die damit verbundenen Dokumente strukturiert beim Objekt, Vertrag, Bestandnehmer, bei der technischen Anlage etc. abgelegt werden. Auch den elektronischen Rechnungsworkflow hat Igel flexibilisiert, Prüfschritte können auf Kostenartenebene (Betriebskosten, Eigentümer, Rücklagekomponenten) unterschiedlich organisatorisch behandelt eingeleitet werden, bis hin zur Abrechnung, die dann auf Knopfdruck auch mit sortierten Belegen erstellt werden kann.

Zentrale Personenverwaltung
Neuerungen der ITS Immobilientreuhand Software GmbH betreffen derzeit eine umfassende Integration von Customer-Relationship-Management (CRM) mit einer zentralen Personenverwaltung. Eine Person kann Mieter, Wohnungseigentümer, Pächter, Interessent, Liegenschaftseigentümer oder Lieferant sein bzw. auch mehrere dieser Rollen einnehmen, dennoch ist sie in der Datenbank nur ein einziges Mal angelegt. Alle Informationen zu einer Person laufen zentral in einem Formular zusammen („Information Center“): Alle Telefongespräche inklusive Gesprächsnotizen, die mit dieser Person geführt wurden, alle Dokumente, E-Mails, Verträge, Rechnungen und Mahnungen, die an die Person geschickt wurden, sind dauerhaft in der Datenbank archiviert und können per Mausklick geöffnet, gedruckt oder weitergesendet werden. Offene Aufgaben, Einladungen zur Angebotslegung oder Aufträge sind direkt bei der Person einseh- und öffenbar.

Auf diese Weise kann die Immobilienverwaltung die relevanten Informationen auf Knopfdruck abrufen, ohne die Einzelinformationen mühsam aus mehreren Modulen oder gar mehreren parallel im Einsatz befindlichen Softwarelösungen zusammensuchen zu müssen. Das Adressmanagement und die CRM-Funktionen hat ITS aktuell um einige nützliche Funktionen erweitert: automatische Validierung von UID-Nummern und eine Funktion zur Adressnachfolge, die im Fall von Firmenänderungen, -einbringungen etc. die Ansprechpartner mitsamt ihren Daten auf einen Nachfolgedatensatz überträgt. Über das Dokumentenmanagement ist ein Serien-E-Mail-Versand an alle bzw. ausgewählte Bestandnehmer/Wohnungseigentümer eines Objekts möglich. 

Mehr noch: Mit dem Modul ITS.Dispatcher kann pro Person hinterlegt werden, welche Arten von Dokumenten (Abrechnung, allgemeine Korrespondenz etc.) die Person in welcher Form (Schriftstück, E-Mail, Fax) erhalten will. Den Versand übernimmt dann die Software vollautomatisch. 

Neue Features für Makler
Demmelmayer & Partner, Graz, mit TopReal als Komplettlösung für Immobilienmakler hat in diesem Jahr eine neue Version von TopReal IOL, der Immobiliendatenbank mit Immobiliensuche für Websites, gelauncht. Die wichtigsten Verbesserungen sind weitere Google®-Optimierungen, ein modernes und ansprechendes Design, kreative Extrafeatures, Positionierung auf interaktiver Übersichtskarte und die Möglichkeit des laufenden Internetexports. Mit der IOL-Demo erhält man einen Eindruck, wie die Immobiliensuche auf der eigenen Homepage aussehen könnte – zum Ausprobieren unter http://eos.topreal.at/ioldemo/

Mit dem neuen integrierten und kostenfreien Kartenfeature können Objekte auch gesammelt auf einer Übersichtskarte positioniert werden – punktgenau an der betreffenden Straße oder auch im näheren Umkreis. Die Objektdaten auf der Website werden mit dem laufenden Internetexport minuten-aktuell dargestellt. 

Das TopReal-IOL-Modul ist auch erweiterbar, beispielsweise mit TopReal IOL International (gruppiert die Objekte nach Ländern). Das Modul gibt es in Englisch, Französisch, Italienisch, Slowakisch und Ungarisch – weitere Sprachen auf Anfrage. Seit Anfang des Jahres bietet TopReal den Kunden ohne Aufpreis auch den laufenden Internetexport an, sprich internetfähige Objekte werden bei einer Änderung automatisch übertragen und auf ausgewählten Plattformen – derzeit immobilienscout24.at, immodirekt.at und wohnnet.at – laufend aktualisiert. Ebenfalls neu ist die in Top­Real integrierte Tapi-Schnittstelle zwischen den Telefoniefunktionen von Windows und der Telefonieanwendung zur Steuerung aller eingehenden und ausgehenden Anrufe. Auch wurde der Terminplaner komplett überarbeitet und dem Outlook-Kalender angeglichen sowie die „Zu erledigen“-Liste als eigenständige Maske upgedatet. Weiters wird in der diesen Herbst erscheinenden TopReal-Version das Bilder-Tool optimiert, insbesondere im Hinblick auf das Importieren der Bilder in die Software und die Verwendbarkeit auf Websites und Dokumenten. 

Der Programmteil „Bauträger“, der die Verwaltung von Bauträgerobjekten mit vielen Einheiten erleichtert, wird in Hinblick auf die Vererbung von Eigenschaften auf die einzelnen Einheiten stark erweitert. Dadurch wird eine gezielte Vererbung einzelner Eigenschaften auf alle untergeordneten Einheiten ermöglicht. Ebenso wurde der Informationsgehalt bei den einzelnen Einheiten in Hinblick auf die vererbten Eigenschaften wesentlich erhöht. Eine wesentliche Erweiterung erfährt auch das Modul „Proprojekte“ in der neuen TopReal-Version. Damit können komplexe Büros mit mehreren untereinander verbundenen Einheiten abgebildet werden. Durch die Zusammenarbeit mit QReal ist es für alle TopReal-IOL2-Kunden mit laufendem Export seit neuestem auch möglich, Objekte per Web-Apps praktisch und schnell auf mobilen Endgeräten anzubieten.

Mahnungen per SMS
Seit drei Jahrzehnten gilt die Contakt-EDV AG als der Spezialist für Immobiliensoftware und bietet mit dem Produkt Conthaus eine solide Lösung für Hausverwaltungen, Eigentümer, Bauträger, Makler und Sachverständige des Immobilienwesens. Ein System, das laufend mit innovativen „Schmankerln“ weiterentwickelt wird. Ruth Kahlig, Vorsitzende des Aufsichtsrates: „30 Jahre Erfahrung gibt den Klienten Sicherheit zu wissen, dass ihr Gegenüber stabil ist und solide arbeitet.“ Bis zu 16.000 Häuser/Objekte können mit einer Lizenz verwaltet werden. Unter den Nutzern sind auch viele prominente Firmen. „Wir sind im Schnitt immer um mehrere Jahre voraus“, sagt Kahlig, „zu dem Zeitpunkt, als die Konkurrenz begonnen hatte, über moderne Tools nachzudenken, konnten die Conthaus-Kunden diese schon gewinnbringend nutzen.“ Wenig brauchbar seien dabei am Markt angebotene „allgemeine“ CRM-Systeme, da diese – meistens – nicht sofort auf die eigentlichen Daten zugreifen könnten. Nur ein „integriertes“ CRM-System leiste das, was heutzutage erforderlich sei, da Daten automatisch erfasst würden und somit „jederzeit“ zur Verfügung stünden, erklärt Kahlig, für die es das Ziel sein muss, „möglichst viel Information auf einen Knopfdruck zu erhalten“. Die Fachprogramme sammeln – im Idealfall – laufend Informationen. Insbesondere die Blitzinformation am Bildschirm während eines Telefonats sei sehr nützlich. 

Der springende Punkt beim Conthaus-Workflow sei, „dass die einzelnen Module keine Insellösungen sind, sondern ein Spektrum der Gesamtorganisation. CRM und Workflow sind somit keine Schlagworte, denn der Gesamtbetrieb wird vom Anruf bis zur Dokumentenablage im Archivierungssystem mit Beschlagwortung und integriertem Scan-Verfahren unterstützt.“ Dabei werden die Daten selbstverständlich entsprechend dem Datenschutz abgesichert. So werde sichergestellt, dass niemand Unberechtigter auf die Daten zugreifen kann. 

Durch eine Userkennzeichnung mit PIN-Codes wird zum Beispiel erreicht, dass wirklich nur der Wohnungseigentümer auf seine personalisierte Betriebskostenabrechnung zugreifen kann. „Auf diese Weise“, so Kahlig, „könnte künftig die Information über Internet die Arbeit mit Papier, Druck und Versand ersetzen.“ Um mit dem Mieter zu kommunizieren, wird seit neuestem neben E-Mail und Fax auch SMS verwendet. „Manche Kanzleien schicken sogar Mahnungen aus der Buchhaltung per SMS. Dies hat den Vorteil, dass eine Botschaft am Handy stärker auffällt als ein eingeschriebener Brief.“

Bei der Softwareentwicklung wird größter Wert auf die enge Zusammenarbeit mit dem Justiz-, Finanz- und Wirtschaftsministerium, mit dem Fachverband Immobilien und der Fachgruppe Immobilien gelegt. So auch bei den Apps für iPad, iPhone und Android-Plattformen. Ruth Kahlig: „Wir sind Businesspartner der IBM, Partner der BMD Systemhaus GmbH und arbeiten seit vielen Jahren eng mit dem Manz-Verlag zusammen. Gemeinsam werden Apps für die wichtigsten Fragen im Immobilienrecht – Miete, Eigentum, Befristung von Mietverträgen, UStG, EStG, WGG – entwickelt.“ Dass man ein derart mächtiges Programm nicht ohne Schulung einsetzen kann, versteht sich von selbst. „Für eine Basisschulung müssen Sie drei Tage einrechnen.“ Zusätzlich hilft die Helpline bei der Problemlösung. Nicht nur im Stammhaus am Wilhelminenberg in Wien, sondern auch im ganzen Bundesgebiet (Bregenz/Dornbirn, Graz, Innsbruck, Klagenfurt, Linz, Salzburg) werden fachspezifische Kurse (z. B. über Abrechnungsfragen) abgehalten. Da kommen dann freilich auch die neuesten Features wie die Kostenstellenabrechung und die Garagenanlagenabrechnung zur Sprache.