Details erweitert und verfeinert

Aufgrund des bereits sehr hohen Entwicklungsstandes der Hausverwalter-Software ist nicht mehr mit den ganz großen Sprüngen zu rechnen. Details betreffend, sind die Softwareschmieden aber immer wieder für überraschende Optimierungen und Erweiterungen gut.

Automatisierter E-Mail-versand
Die andromeda GmbH etwa hat den automatisierten E-Mail-Versand – zum Beispiel von Vorschreibungen und Abrechnungen als Anhang – weiter ausgebaut und verfeinert. War es vorher nur möglich, dem ganzen Haus noch ein Begleitschreiben zusätzlich als Anhang zu senden, können jetzt auch für einzelne Personen gewisse Anhänge, die nur für sie bestimmt sind, beigefügt werden. „Das bedeutet eine wesentliche Vereinfachung für die Hausverwaltungen“, betont Geschäftsführerin Gabriele Fechter, „weil somit bei der Abrechnung jedem Wohnungseigentümer zum Beispiel seine eingescannte Heizkostenabrechnung beigelegt werden kann.“ Auch ist es jetzt sehr rasch möglich, eine solche Mail noch einmal zu senden für den Fall, dass sie nicht angekommen ist, etwa wenn die E-Mail-Adresse falsch eingegeben wurde. Dazu hat man das Protokoll so verfeinert, dass man die E-Mail-Adresse direkt im E-Mail-Protokoll ausbessern und die Mail an die richtige Adresse versenden kann. „An diesem Modul wurde sehr intensiv gearbeitet, weil es eben ein Um und Auf ist und den Hausverwaltungen enorm viel Arbeit abnimmt“, so Fechter.

Individueller, übersichtlicher
Ebenfalls weiterentwickelt hat andromeda das Serien-SMS-Modul, das es seit eineinhalb Jahren gibt. Damit kann der Hausverwalter den Wohnungsnutzern per SMS mitteilen, dass beispielsweise die Heizungsanlage nicht funktioniert, damit sie wissen, dass man schon entsprechend tätig geworden ist. Hier ist jetzt neu hinzugekommen, dass man nur noch aufs Knöpferl drücken braucht, um auch bestimmten Personen einzelne SMS zu schicken. Weiters arbeitet man bei andromeda auch ständig daran, gewisse Auswertungen in regelmäßigen Abständen automatisiert an Personenkreise schicken zu können. Das bestehende Modul geht alle Eigentümer und Objekte durch und teilt ein, welche Personen wann ihre Auswertungen zur Verfügung gestellt bekommen.

„Und das“, so Fechter, „werden wir in der nächsten Zeit noch verfeinern, indem man das gesamte Paket gleich an den Eigen­tümer mailen kann. Im Moment werde das in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt, stattdessen will man aber, dass ohne es abzulegen gleich eine Mail generiert wird bzw. der Adressat alle seine Auswertungen gleich per Mail bekommen kann.
Außerdem hat andromeda wieder neue Rentrolls entwickelt, wo für bestimmte Personenkreise Auswertungen gemacht werden können – wo auch abgelegt wird, was für die Bestandseinheiten in den Objekten die jeweils erzielbaren Marktmieten wären. 
Diese werden den tatsächlichen Mieteinnahmen gegenübergestellt, so hat der Verwalter einen schönen Überblick, wo er einnahmenmäßig mit seinen Objekten liegt.

Kundenanregungen umgesetzt
Die Schweighofer Manager-Software GmbH bietet als neueste Entwicklung und Ergänzung ihrer Hausverwaltungssoftware den Haus-Manager online an. Mit dieser Webanwendung können Hausverwalter ihren Klienten jederzeit relevante Informationen online zur Ansicht bereitstellen – beliebige Dokumente wie Kontoauszüge, Buchungsjournale, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Energiepässe und Vorschreibungen. Zusätzliche Module wie Vertragsverwaltung mit Wertsicherung, Dokumentenverwaltung, Telebanking und Facility Management helfen, die Übersicht zu behalten.

Mehr Benutzerfreundlichkeit
Im Haus-Manager wurden mit Neuerungen für die Version 11.00 erneut auch viele Kundenanregungen umgesetzt. Der Fokus lag dabei auf der Vereinfachung von wiederkehrenden Aufgaben und der Benutzerfreundlichkeit. So kann der Hausverwalter mit den Erweiterungen dieser Software ab diesem Herbst viele monatliche Aufgaben für mehrere Mandanten gleichzeitig erledigen, vom Erstellen der Vorschreibungen, Verbuchen der erstellten Belege, Erstellen der USt.-Voranmeldung bis hin zum Mahnen der Bestandnehmer. Vorschreibungen können sich jetzt auf verschiedene Intervalle beziehen (z. B. quartalsweise) und bei Einzug und Auszug (während eines Monats) automatisch aliquotiert werden.

Ebenso ist es möglich, Vorschreibungen einem anderen Bestandnehmer zuzuordnen und so beispielsweise Garage A und Wohnung B in einem Verkaufsbeleg gemeinsam vorzuschreiben. Das Formular zur Selbstberechnung der Gebühren Geb1 wurde in die „Haus-Manager Erweiterungen“ integriert und kann für mehrere Bestandnehmer gleichzeitig erstellt werden. 
Im Bereich Finanzbuchhaltung ist es nun auch möglich, eine Umsatzsteuererklärung U1 zu erstellen – wahlweise wieder über mehrere Mandanten gleichzeitig. Weiters wurde das Modul „Telebanking + eRechnung“ um „Kontobewegungen“ erweitert. Das heißt, neben SEPA-Lastschriften und Überweisungen können auch SEPA-CAMT-Dateien eingelesen und dann als Zahlung zugewiesen werden. Weiters ist eine komplett neue Umsatzstatistik enthalten, die eine schnelle und geordnete Übersicht über die erstellten Vorschreibungen je Bestandnehmer liefert.

Hochautomatisiert
Die Real Data Systems GmbH wartet mit neuen Programmfunktionen ihrer Software-Bibliothek „Real für Immobilienverwaltungen“ auf. Zum einen mit dem Real Objekt-Manager, einem vollständig in die Software-Bibliothek integrierten Tool zur Verwaltung gemeldeter Schadensfälle oder sonstiger „Ereignisse“ sowie der sich daraus ergebenden Folgearbeiten („Aktivitäten“) wie Besichtigung, Beweissicherung, Korrespondenz, Dokumentation, Einholung von Angeboten (standardisierte Mails samt Anhang) und deren Vergleich, Auftragserteilung, Überwachung/Kontrolle zu erbringender Leistungen bis hin zur Rechnungskontrolle und der Abwicklung mit Versicherungen. Dem Verwalter wird bestmögliche Automatisierung und ein schneller Überblick über noch zu Erledigendes („ToDoList“) geboten, das bereits Erledigte wird verwahrt. Der automatisierte Schriftverkehr mit MS-Word-Vorlagen generiert die benötigten Schriftstücke, die integrierte Dokumentenverwaltung sorgt für deren Verwahrung.

Zum anderen bietet Real Data Systems mit der Real Info-Box ein von der Verwaltungskanzlei selbst individuell gestalt- und einrichtbares, erweitertes Stammdatensystem. Es ergänzt die Objekt- und Bestandnehmerstammdaten der Standard-Software-Bibliothek um beliebige vom Anwender gewünschte und ihm wichtige Daten und ist in die Datenabfrage und Datenverwaltung der Standard-Software integriert. Mit Real Online stellt Real Data Systems dem Immobilienverwalter weiters die Möglichkeit zur Verfügung, seinen Klienten einen Onlinezugriff auf eine begrenzte Auswahl der in der Immobilienkanzlei verfügbaren Daten und Dokumente zu bieten: Abfrageberechtigungen je User, Saldenlisten, Rückstandslisten, Kontoauszüge, im PDF-Format gespeicherte Zinslisten, Hauseigentümer- und Bewirtschaftungskosten-Abrechnungen sowie sonstige Dokumente.
Alle notwendigen Funktionen für den elektronischen Versand von Rechnungen und Rundschreiben sind mit der Software-Option Real eVersand möglich. Sowohl die Erstellung der Rechnungen als PDF als auch deren Versand erfolgen hochautomatisiert, bei Rundschreiben können beliebige Dokumente als Attachements hinzugefügt werden.

Komplettes Auftragswesen
Auch ein Thema wie der sogenannte „Handwerkerbonus“, den die Regierung „zur Förderung von Handwerkerleistungen“ beschlossen hat, könnte für die Hausverwalterbranche in Kürze aktuell werden. Ernst Rottensteiner, Leiter der Sparte Software und Services der CP Immo Solutions GmbH, Mödling: „Da sich diese Thematik in den Bereich der Hausverwaltungen durchschlagen könnte – nach der derzeitigen Gesetzeslage wäre es ja möglich, dass ein Wohnungseigentümer den Bonus geltend machen möchte –, haben wir jetzt schon eine entsprechende Erweiterung unserer bereits existierenden Finanzamtsbestätigungslogik für Sanierung eingeplant. Diese wird es ermöglichen, alternativ eine Bestätigung für den Handwerkerbonus auszugeben.“ Im Moment allerdings sei die Interpretation der Gesetzeslage noch nicht vollends geklärt, und es sei nicht klar, ob die Intention des Gesetzgebers überhaupt darauf abziele, einen Handwerkerbonus in derartigen Situationen zu gewähren.

„Auch die Form einer etwaigen Bestätigung und der Umfang der Antragsunterlagen bedarf noch einer Abklärung. Gemeinsam mit einem Anwender sind wir hier mit dem Finanzministerium in Kontakt“, sagt Rottensteiner. Auch im Bereich der Mischobjektlogik von CP Immo Solutions, in der die Weitervermietung von in Eigentum stehenden Bestandseinheiten komfortabel mit einem einzigen Objekt abgewickelt werden kann, wurden umfangreiche Erweiterungen realisiert. So ist es nun möglich, innerhalb eines gemischt genutzten Objekts mit mehreren Stiegenhäusern und Verrechnungseinheiten Aufwendungen und Erträge beliebig für das gesamte Haus oder nur für einzelne Stiegen und/oder Verrechnungseinheiten aufzuteilen.

Die Objektsicherheitsprüfung
Eine weitere Neuerung der Mödlinger Softwareschmiede betrifft das Auftragswesen. Rottensteiner: „Hier haben wir gemeinsam mit unserer Innsbrucker Abteilung ein Modul, vom Angebot, der digitalen Auftragserteilung, dem/der vollelek­tronischen Rechnungslauf/-prüfung bis hin zur – im Idealfall vollautomatischen – Verbuchung am Laufen.“ Derzeit wird aus diesem Auftragswesen ein Buchungsvorschlag generiert, der, vom Buchhalter noch mit einigen Zusatzdaten versehen, verbucht werden kann. In der neuen Version des Auftragswesens („Auftrag III“) wird es dann möglich sein, fertige Buchungen ins Rechnungswesen zu importieren, die dann gegebenenfalls nach Prüfung durch den Sachbearbeiter oder sofort freigegeben und/oder verbucht und in weiterer Folge bezahlt werden können.

Neuerungen stellt CP Immo Solutions üblicherweise bei einem User-Treffen vor, das heuer im November stattfindet. Ein Thema wird dabei die ÖNorm B 1300 „Objektsicherheitsprüfungen für Wohngebäude“ sein, die in der Software Anwendung findet. Dabei wird es möglich sein, Objektbegehungen mit mobilen Endgeräten (Tablets) durchzuführen, um festgestellte Mängel gleich an Ort und Stelle notieren bzw. auch fotografisch festhalten und damit in weiterer Folge auch deren Behebung beauftragen zu können. Durch das Abtasten von QR-Codes, die an den verschiedenen Bauteilen angebracht wurden, kann die jährliche – oder wie im Falle von Kinderspielplätzen oder Aufzugsanlagen – auch mehrfache unterjährige Begehung sofort und unkompliziert nachgewiesen werden. Das Ergebnis ist ein ÖNorm-B1300-gerechtes Protokoll, das alle Bauteile, deren Begehungsintervall, den Verantwortlichen, Prüfdatum und Feststellungen zusammenfasst.

Zusammen, was zusammengehört
Die neuesten Entwicklungshighlights der Salzburger Immologik Software GmbH, die von 13 Hausverwaltern betrieben wird, betreffen – neben der abgeschlossenen Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA-Standard – Updates ihres Programms „Praxis LV Liegenschaftsverwaltung mit System“. Zum Beispiel Betriebskostenabrechnung mit zwei Mausklicks. Nach Berechnung der BK-Abrechnung kann diese als PDF-Dokument automatisch bei jedem Kunden abgespeichert werden. Bei einem Anruf des Kunden poppt die Kundenmaske durch eine Telefonanbindung automatisch auf, und mit zwei Mausklicks kann die BK-Abrechnung eingesehen werden, so wie sie der Kunde erhalten hat, bzw. kann diese dann auch per E-Mail wieder versendet werden.
Unter dem Motto „Es ist zusammen, was zusammengehört“ (alles in einem Vorgang) läuft das Email Management System von Immologik. Alle Notizen, Dokumente, E-Mails und Termine können zusammen verwaltet, also besser „gemanagt“ werden. E-Mails können auch automatisch Kunden und Objekten zugeordnet werden, damit keines mehr „verloren“ werden kann.