„Helfen, Liquidität zu sichern“

OIZ: Sie folgten im August 2025 Rainer Kubicki als Berufsgruppensprecher der Inkassoinstitute nach und bringen über zwei Jahrzehnte Branchenerfahrung mit. Welche Pläne und Ziele verfolgen Sie in dieser Funktion?

GERHARD M. WEINHOFER: Ich möchte ein Bewusstsein dafür schaffen, welche Bedeutung die Inkassobranche für Unternehmen und damit einhergehend für die heimische Volkswirtschaft hat. Wir sehen uns als Instrument der Rechtsdurchsetzung bei offenen Forderungen für vertragskonform durchgeführte Leistungen. Als Schnittstelle zwischen Gläubiger und Schuldner ist es unser Anliegen, einen Interessenausgleich zu erzielen. In dieser Rolle helfen wir österreichischen Unternehmen, ihre Liquidität zu sichern und sie dadurch krisenresistenter zu machen – je mehr gesunde Unternehmen, desto weniger Insolvenzen.

Die folgenden Zahlen untermauern die Bedeutung unserer Arbeit. Durchschnittlich verwalten die Inkassoinstitute Gläubigerforderungen in der Höhe von sechs Milliarden Euro. Der jährliche Auftragseingang beträgt circa 1.600.000 Inkassofälle mit einem Forderungsvolumen von circa 1,35 Milliarden Euro. Die aktuell über 200 aktiven Inkassoinstitute kümmern sich darum, dass dieses Geld wieder in den Wirtschaftskreislauf einfließt. Außerdem helfen sie mit ihrer Arbeit, die Gerichtsbarkeit zu entlasten.

Wie hoch ist die Erfolgsquote der Inkasso­institute?

Beim Inkasso gibt es mehrere Stufen. Der erste Schritt ist immer das normale Mahnservice. Man schickt eine Zahlungserinnerung an den Schuldner. In dieser Stufe werden mit dem Gläubiger individuelle Rückzahlungsmöglichkeiten besprochen. Fruchtet auch das nicht, kommt es zum zweiten Schritt, dem gerichtlichen Inkasso über eine Mahnklage. Über einen Rechtsanwalt erfolgt eine Zivilrechtsklage, die zur Exekution des Schuldners führen kann. Bringt die Exekution keinen Erlös, kann ein Überwachsungsinkasso in Kraft treten. Was vielen Gläubigern nicht bekannt ist: Wir können die Forderungen für dreißig Jahre in Evidenz halten und regelmäßig überprüfen, ob sich die Bonität und die Zahlungsfähigkeit des Schuldners geändert hat. Das ist vor allem für Unternehmen, die Forderungen im Keller herumliegen haben, interessant. Es besteht immer die Möglichkeit, dass sich die finanzielle Situation des Schuldners ändert.

Circa eine Million Inkassofälle können außergerichtlich aufgrund einer Voll- oder Teilzahlung der Gläubigerforderung durch den Schuldner abgeschlossen werden. Weitere 200.000 Fälle erledigen sich durch Gutschriften und Auftragsstorni. Rund 500.000 Fälle gehen jährlich ans Gericht. 25 Prozent der Mahnklagen kommen aus Inkassofällen nach erfolgloser Bearbeitung durch Inkassoinstitute.

Welchen Beitrag können Unternehmen selbst leisten, ihr Forderungsmanagement zu verbessern?

Eine Rechnung ist – sofern kein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde – mit dem Tag der Zustellung fällig. Da braucht es im Grunde keine Mahnung. Hier ist der Unternehmer gefordert, eine professionelle Buchhaltung zu betreiben, um bei ausbleibenden Zahlungen rechtzeitig aktiv Schritte zu setzen. Es passiert immer wieder, dass Rechnungen nicht sofort oder richtig ausgestellt werden und ihrer Bezahlung nicht nachgegangen wird. Insbesondere bei Klein- und Mittelbetrieben, die ja 99,6 Prozent der österreichischen Unternehmen ausmachen, fehlen oft Ernst und Professionalität im Umgang mit Forderungen. So schafft man sich finanzielle Probleme, die nicht sein müssten. Uns ist es daher ein Anliegen, mit Beratungsdienstleistungen und Webinaren aktiv Aufklärung in Sachen Risiko- und Forderungsmanagement zu betreiben.

Ab welcher Forderungshöhe zahlt es sich aus, ein Inkassobüro zu beauftragen?

Das lässt sich nicht pauschal sagen und hängt auch von der Größe des Unternehmens und vom Forderungsvolumen ab, ob es Sinn macht, uns zu beauftragen. Für einen Versandhändler beispielsweise kann es wichtig sein, auch Kleinbeträge – nach dem Motto „viel Kleinvieh macht auch Mist“ – eintreiben zu lassen. Viele nichtbezahlte Kleinbeträge wirken sich irgendwann auch negativ aus. Zur besseren Einschätzung ist es vielleicht interessant zu erfahren, dass die Durchschnittsforderung im B2C-Bereich, der achtzig Prozent des jährlichen Forderungsvolumen ausmacht, circa 350 Euro beträgt. Im B2B-Bereich sind es durchschnittlich circa 3.000 Euro. Rechtsgrundlage für die Inkassokosten ist der Paragraf 1333 Abs. 2 ABGB, welcher dem Gläubiger die Geltendmachung außergerichtlicher Betreibungskosten als Schadenersatz ermöglicht. Die Inkassokosten als Schadenersatzforderung des Gläubigers gegen den Schuldner sind betraglich nicht gesetzlich geregelt. Es gibt aber eine Inkasso-Höchst Gebührenverordnung aus dem Jahr 1996, die die maximal ansetzbaren Gebühren von Inkassounternehmen sowie die Kosten für verschiedene Inkassoschritte festlegt. In der Regel lässt sich sagen, das professionelle Inkassieren offener Forderungen zahlt sich für Gläubiger aus.

Was änderte sich in Ihrer Branche über die letzten Jahre?

Viele Arbeiten wurden digitalisiert, und auch die KI leistet uns mittlerweile wertvolle Dienste. Dank der KI können wir die E-Mail-Kommunikation mit Gläubigern und Schuldnern nicht nur automatisiert, sondern auch in vielen verschiedensten Sprachen abwickeln. Chatbots erarbeiten mit Schuldnern unterschiedlicher Muttersprachen individuelle Lösungen. In erster Linie geht es um eine außergerichtliche Entschuldung. Deshalb ist es wichtig herauszufinden, welche Raten und Rückzahlintervalle für den Schuldner überhaupt möglich sind. Ob es manchmal mehr Druck oder eher Beratung braucht, hängt immer vom jeweiligen Fall ab. Deshalb braucht es nach wie vor das persönliche Gespräch durch qualifizierte Mitarbeiter. Mit der KI lassen sich übrigens auch abgeschlossene Fälle analysieren, um herauszufinden, welche Lösungen in welchem Fall am erfolgversprechendsten sind. Was die Anzahl der Schuldner und die Durchschnittsforderungen betrifft, so blieben die Werte in den letzten Jahren stabil. Die Zahlungsmoral ist in Österreich nach wie vor sehr hoch. Lediglich drei bis fünf Prozent der Bevölkerung zahlen nicht pünktlich, und nicht alle davon in bewusster Absicht.

Webinar zum Thema

Der Fachverband veranstaltete kürzlich ein Webinar mit Gerhard M. Weinhofer und Walter Strobl, Geschäftsführer Inko Inkasso Österreich und Präsident des Inkassoverbands Österreich, zum Thema „Forderungsmanagement in der Praxis und aktuelle Themen der Branche“. Die nachträglich kostenlos abrufbare Online-Veranstaltung liefert einerseits einen Überblick über die klassischen Tätigkeiten eines Inkassoinstituts und bereitet aktuelle Themen der ­Immobilienbranche auf. https://immowebinar.at/forderungsmanagement