Homeoffice: Wegen, während und nach Corona?

Unter Homeoffice wird die Arbeit von zu Hause aus verstanden. Immer wieder begegnet man aber auch dem Begriff der Telearbeit.

Letztere wird als eine Arbeitsform definiert, bei der die Arbeit unter Verwendung von Informationstechnologie regelmäßig oder anlassbezogen außerhalb des eigentlichen Arbeitsplatzes – aber nicht zwingend in der Wohnung - verrichtet wird. In der Folge wird nur mehr Homeoffice behandelt.

Vereinbarung?

Für eine Arbeit im Homeoffice ist grundsätzlich eine Vereinbarung notwendig, somit auch die Zustimmung des Arbeitnehmers. Während der andauernden Covid-Krise ist aber zu beachten, dass eine einseitige Arbeitgeber-Anordnung auf Basis von Treuepflicht und Fürsorgepflicht zumeist argumentierbar ist. Gleichzeitig ist festzuhalten, dass es keinen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice gibt.

Abgesehen von Einzelfällen ist es jedenfalls sinnvoll, eine klare Vereinbarung abzuschließen.

In Betrieben mit Betriebsrat ist zu beachten, dass es keinen gesetzlichen Tatbestand für eine Betriebsvereinbarungspflicht bei Homeoffice gibt (Änderungen bei der Gleitzeit wäre aber betriebsvereinbarungspflichtig).

Im Einzelfall könnte trotzdem eine gesamthafte Lösung mit dem Betriebsrat über die Rahmenbedingungen und ein bloßer Verweis in der Einzelvereinbarung „einfacher“ sein als die Punkte mit jedem einzelnen Arbeitnehmer separat verhandeln zu müssen.

Arbeitszeit im Homeoffice: Verteilung und Aufzeichnung

Grundsätzlich handelt es sich bei Arbeiten im Homeoffice auch um reguläre Arbeitszeit. Dass eine Kontrolle nicht im selben Ausmaß wie am Büroarbeitsplatz möglich ist, stellt keine Besonderheit dar, sondern liegt etwa auch bei einer Tätigkeit im Außendienst vor.

Bezüglich der Aufteilung der Arbeitszeit zwischen Betriebsstätte und Wohnung können fixe Tage vereinbart werden oder es wird festgelegt, wann und wie viel Präsenz zwingend notwendig ist. Oft wird dies damit verknüpft, dass die Homeoffice-Möglichkeit in einzelnen Wochen wegen zwingender betrieblicher Anwesenheit ausgesetzt werden kann (oder der Zustimmung des Vorgesetzten bedarf).

In den meisten Fällen wird wohl die bisher vereinbarte Lage der Arbeitszeit zu berücksichtigen sein, zumal insbesondere für Kunden und Kollegen die Erreichbarkeit weiterhin gewährleistet sein muss. Ratsam ist eine Definition von Beginn bzw. Ende der Arbeitszeit an den jeweiligen Tagen, wobei auf die zuvor angestellten Überlegungen zur Erreichbarkeit verwiesen wird.

Ort der Arbeitsleistung

Klarstellend sinnvoll ist die Vereinbarung, an welchem konkreten Ort gearbeitet werden darf. Dies kann bedeuten, dass Homeoffice nur vom eigenen Haupt- oder Nebenwohnsitz oder vom Wohnsitz des Partners ausgeübt werden darf, keinesfalls aber von einem Urlaubsort.

Für den Arbeitgeber muss gewährleistet sein, dass die Arbeitsleistung bestmöglich und störungsfrei verrichtet werden kann. Auch datenschutzrechtliche und sicherheitstechnische Aspekte sind zu gewährleisten, um nicht Opfer von Datendiebstahl oder Hackerangriffen zu werden.

Arbeitsmittel und Kostenersatz

In den meisten Firmen wird die Zurverfügungstellung der technischen Ausstattung (Laptop, Handy) kein Problem darstellen bzw. aus sicherheitstechnischen Überlegungen sogar gewollt sein. Es besteht keine Verpflichtung Büromöbel wie Schreibtische und Sessel zur Verfügung zu stellen. Wird dies dennoch gemacht, muss der Arbeitgeber auch dafür sorgen, dass diese den arbeitsmedizinischen Vorgaben entsprechen.

Bzgl. des potenziellen Ersatzes sonstiger Aufwendungen wird in der Praxis oftmals eine Pauschale zur Abgeltung allfälliger zusätzlicher Kosten vereinbart.

Klarstellend ist darauf hinzuweisen, dass es in Österreich keine grundsätzliche gesetzliche Verpflichtung zum Ersatz von weiteren Kosten, wie etwa Strom, Heizung oder Miete, gibt. Der Entfall des Anspruches auf den Ersatz von für den Arbeitgeber aufgewendete Kosten kann vereinbart werden, allerdings hat hier eine Sittenwidrigkeitsprüfung stattzufinden. Verzichtet der Arbeitnehmer daher auf die Erstattung jedweder Kosten ist in der Vereinbarung festzuhalten, welches „Gegengeschäft“ es dafür gibt (HO auf Wunsch des Arbeitnehmers, obwohl Büroarbeitsplatz vorhanden, Ersparnis bei Pendelzeit und -kosten, etc).

Beendigung von Homeoffice

In vielen Fällen wird eine befristete Vereinbarung von Homeoffice erfolgen. Wird eine solche Vereinbarung unbefristet getroffen, sind die Voraussetzung für eine Beendigung von Homeoffice zu überlegen.

Die Modalitäten der Kündigung (Frist, Termine) sind in der Vereinbarung zu regeln.

Explizite Kündigungsgründe müssen nicht genannt werden, aber werden jedenfalls eine geänderte Firmenpolitik oder das praktische Scheitern der Arbeit im Homeoffice aus organisationsrechtlichen Gründen ein zulässiger Kündigungsgrund sein; auch werden vom Arbeitnehmer im Homeoffice unzureichend erbrachte Leistungen einen wichtigen Grund zu einer vorzeitigen Beendigung darstellen.

In diesem Zusammenhang können auch Vorbehaltsklauseln aufgenommen werden, zB Aussetzen des Homeoffice aufgrund von betrieblichen Erfordernissen (Mindestbesetzung im Büro, Wahrnehmung wichtiger Termine, Team-Jour Fixe etc).

Sollte es noch keine Erfahrungswerte mit der Arbeit im Homeoffice geben, ist eine Befristung jedenfalls sinnvoll. Auch die möglichen gesetzlichen Änderungen führen zur Empfehlung einer Befristung bis zB Ende März 2021 (siehe Punkt 9).

Datenschutz/-sicherheit

Ein Minimum stellt die Aufnahme einer vertraglichen Klarstellung dar, wonach der Arbeitnehmer zur Einhaltung der generellen und betrieblichen Datenschutzstandards auch im Homeoffice verpflichtet wird.

Die österreichische Datenschutzbehörde hat eine Handlungsempfehlung veröffentlicht (siehe Kasten).

Praxisüberlegungen

• Grundfrage: Ist die Arbeit überhaupt im Homeoffice durchführbar?
• Ist die Arbeitsleistung im Homeoffice aus Covid-Sicht sinnvoll und/oder unumgänglich?
• Wer trägt welche Kosten bei der Tätigkeit in Homeoffice?
• In wessen Interesse erfolgt die Tätigkeit von zuhause aus?
• Will man eine flexible, anlassbezogene Lösung oder eine gewisse Dauerhaftigkeit?

Ausblick

Die Arbeitsministerin hat angekündigt, bis März 2021 gewisse rechtliche Regelungen für Homeoffice erarbeiten zu wollen. Schon jetzt gibt es zwei Leitfäden (siehe Kasten), die Hilfestellung bei Fragen der Ergonomie am (Heim-) Arbeitsplatz sein und Anregungen für „Spielregeln“ zum Thema Homeoffice liefern sollen.

Weiters werden die bis Ende des Jahres befristete Sonderregelung für die Pendlerpauschale und der Unfallversicherungsschutz für Arbeitnehmer im Homeoffice bis März 2021 verlängert.

Ob es darüber hinaus weitere arbeits-, sozialversicherungs- oder steuerrechtliche Änderungen geben wird, ist noch unklar (Rechtsstand 15.11.2020).

Weiterführende Informationen

Webinar zu Homeoffice vom 4.11.2020: https://www.wko.at/service/netzwerke/webinar-homeoffice.html

Datenschutzbehörde: https://www.dsb.gv.at/dam/jcr:d19d7890-4ba1-46f1-8ab3-767ee1514825/Informationsblatt_der_Datenschutzbehoerde_Datensicherheit_und_Home-Office.pdf

Leitfäden des Arbeitsministeriums:

https://www.bmafj.gv.at/Services/News/Leitfaden-Homeoffice.html